Vi har kontroll

Etter år med kontrollarbeid og telling kan Forsvarets museer nå melde at vi har full kontroll med vår håndvåpensamling.

Mer enn 10.000 våpen er i 2011 talt opp og kontrollert. Resultatet er rapportert til forsvarets sentrale register.

Det å samle i et offentlig museum betyr at en også må etablere robuste systemer for å holde oversikt over hva man har i magasiner og utstillingen. En viktig del av dette er kontrollarbeidet. I det norske samfunnet er det ikke akseptert at våpen er utenfor kontroll. Det gjelder for våpen som eies av enkeltpersoner og det gjelder våpen som eies og forvaltes av det offentlige. Derfor er Forsvarets museer underlagt et krav om telle vår våpensamling hvert annet år. 2011 var et slikt telleår og oppgaven er såvidt omfattende at det ble Hånd- og blankvåpens hovedoppgave i året som gikk.

Dett krever en del planlegging og systematisk tenking å gjennomføre en såvidt omfattende telling. Heldigvis har vi de siste årene arbeidet intensivt med å bygge opp et system for å merke alle gjenstander og lokaliteter i vårt datasystem Primus. Gjenstander og hyller er også tilsvarende merket. Med utgangspunkt i dette systemet ble tellelister skrevet ut og det nitidige arbeidet iverksatt. I januar hadde vi vel følelsen av at det var en elefant som skulle fortæres. Og vi vet alle at elefanter kan spises bare de deles opp i passe porsjoner som spises en for en. Arbeidet ble delt inn i mindre overkommelige bolker og fordelt ut over året.

Imens denne prosessen pågikk ble arbeidet med å overføre våre våpendata fra Primus til forsvarets sentrale regnskapssystem SAP påbegynt. I samarbeid med INI/DVU (Drift vedlikehold og utvikling) ble dataoverføringen gjennomført med svært få problemer for oss. II september var alle data på plass i begge datasystemer og den formelle tellingen i SAP kunne planlegges.

I mens pågikk tellingen som planlagt og i november var alle våpen telt. Gleden var stor da feilmarginen viste seg å være 1/10.000 eller 0,1 promille.

Den formelle telleforetningen ble åpnet 1. desember og da hadde vi en måned til å ferdigstille det hele. Arbeidet gikk ut på å sammenholde de elektroniske resultater av tellingen i Primus med de elektronisk innrapporterte data SAP. Etter en intensiv 14 dagers periode kunne vi be om et tellemøte med FLO som avsluttet arbeidet. I løpet av fire intensive timer etter lunsj den 21. desember var det hele på plass og vi kunne forberede julehelg i trygg forvisning om at vi hadde levert varene også denne gang.